Duitse afwezigheidsmelding – niet alleen voor de vakantietijd

De vakantietijd staat voor de deur en u wilt als bedrijf met internationale contacten natuurlijk ook uw Duitse klant laten weten dat u op dit moment niet of minder bereikbaar bent.

Ook een Duitse afwezigheidsmelding is net als een visitekaart voor uw bedrijf. Als ze goed geschreven is, komt u betrouwbaar en professioneel over. De klant krijgt een goede indruk van u en uw onderneming.

Als uw melding te kortaf geschreven is of geen volledige informatie geeft, dan kan de ontvanger dit als onpersoonlijk of zelfs onvriendelijk interpreteren.

U wilt dus de ontvanger laten weten wanneer u weer bereikbaar bent en hoe hij of zij ondertussen geholpen kan worden. Het is in principe niet interessant voor de ontvanger waarom u niet bereikbaar bent (ziekte, vakantie, gewoon vrij).

Daarom zijn onderstaande voorbeelden ook geschikt voor andere redenen van afwezigheid.

Ook een (digitale) handtekening hoort bij een professionele Duitse afwezigheidsmelding. Vergeet dus niet uw digitale handtekening onder de melding te zetten!

Voorbeelden afwezigheidsmelding Duits

Zeer formeel:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Dies ist eine automatisch gesendete E-Mail. Mein Büro is am tt. August (let op: maand uitschrijven) wieder besetzt.

Da ich in der Zwischenzeit Ihre E-Mail nicht lesen kann, können Sie sich gern an meine Kollegin Inge Muster wenden. Sie erreichen sie telefonisch unter 01234/56789 oder per E-Mail i.muster@firma.nl

Mit freundlichen Grüßen

Iets persoonlijker:

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail.

Leider habe ich derzeit keinen Zugriff auf meinen Posteingang – und zwar noch bis zum tt.mm.jjjj

Während meiner Abwesenheit hilft ihnen aber gerne mein Kollege Dirk Muster weiter. Sie erreichen ihn per E-Mail unter d.muster@firma.nl und per Telefon: 01234/56789.

Persönlich werde ich Ihre Mail frühestens am tt.mm. beantworten können. Sie wird nicht automatisch weitergeleitet.

Dafür bitte ich um Ihr Verständnis.

Mit bestem Gruß

Voor het geval dat uw e-mail doorgestuurd wordt:

Guten Tag und vielen Dank für Ihre E-Mail.

Ich bin bis zum tt.mm. persönlich nicht erreichbar. Ihre E-Mail wird automatisch weitergeleitet.

Mein Kollege Dirk Muster oder meine Kollegin Antje Musterfrau werden Ihnen antworten.

Sie können beide auch telefonisch erreichen unter 01234/5678 oder 01234/5679.

Mit freundlichem Gruß

Tip 1

Zet in de onderwerpregel niet ‘afwezigheidsmelding‘, deze mails komen vaak in de spambox terecht. Beter: Vielen Dank – of – Ich bitte um etwas Geduld.

Tip 2

Probeer de ontvanger persoonlijk aan te spreken.

Tip 3

Wees duidelijk wanneer u weer bereikbaar bent (en niet hoelang u niet bereikbaar bent, positief formuleren dus) en wat de ontvanger kan doen als hij nu hulp nodig heeft. Tenzij de mail automatisch doorgestuurd wordt.